Access-Datenbank ablösen, Excel-Lösung ersetzen
In vielen Betrieben läuft der wichtigste Ablauf in einer Access-Datenbank oder einer Excel-Datei mit gewachsenen Makros. Das war eine vernünftige Entscheidung, als es anfing. Irgendwann kippt es: mehr Daten, mehr Leute, mehr Sonderfälle. Wir ersetzen solche Lösungen durch eine richtige Anwendung und übernehmen die Daten dabei vollständig.
Woran Sie merken, dass es so weit ist
Nur einer darf gleichzeitig rein
Die Datei liegt auf einem Netzlaufwerk und ist gesperrt, sobald jemand sie geöffnet hat. Alle anderen warten oder arbeiten in einer Kopie weiter.
Es gibt mehrere Wahrheiten
Kunden_final.xlsx, Kunden_final_neu.xlsx, und die Version auf dem Desktop vom Kollegen. Niemand weiß mehr, welche stimmt.
Eine Person hält alles zusammen
Die Makros hat vor zwölf Jahren jemand geschrieben, der nicht mehr im Betrieb ist. Änderungen traut sich niemand zu.
Beim Öffnen dauert es
Die Datei ist über die Jahre gewachsen, und die Auswertung am Monatsende braucht inzwischen Minuten statt Sekunden.
Es gibt keine Historie
Wer wann was geändert hat, lässt sich nicht nachvollziehen. Bei einem Fehler bleibt nur Raten.
Von unterwegs geht nichts
Wer nicht im Büro sitzt, kommt nicht an die Daten. Homeoffice und Außendienst arbeiten mit Zetteln und tippen später nach.
Zwei oder drei dieser Punkte sind normal und kein Grund für ein Projekt. Wenn Sie vier oder mehr wiedererkennen, kostet die bestehende Lösung inzwischen mehr Zeit, als sie spart.
Was bei einer Ablösung passiert
Zuerst wird gelesen, was da ist. Eine gewachsene Access-Anwendung enthält fast immer Regeln, die nirgends dokumentiert sind und die niemand mehr vollständig im Kopf hat. Diese Regeln sind das eigentlich Wertvolle, nicht die Oberfläche. Sie werden herausgearbeitet, bevor irgendetwas Neues entsteht.
Danach ziehen die Daten in eine echte Datenbank um, in der Regel SQL Server. Damit fallen die Sperren weg, mehrere Leute können gleichzeitig arbeiten, und es gibt Sicherungen, die diesen Namen verdienen. Die neue Anwendung entsteht auf Microsoft .NET, also C# und je nach Einsatz Blazor oder eine Windows-Oberfläche.
Die Umstellung läuft nicht an einem Stichtag. Alt und neu laufen eine Weile parallel, damit sich zeigt, ob die neue Anwendung wirklich alle Fälle abdeckt. Erst wenn das gesichert ist, wird die alte Datei stillgelegt.
Am Ende steht eine Einweisung. Wer bisher mit der Access-Maske gearbeitet hat, soll nach einem halben Tag in der neuen Anwendung zurechtkommen.
Wann sich eine Ablösung nicht lohnt
Wir raten davon ab, wenn die Datei von einer einzelnen Person genutzt wird, sich selten ändert und niemanden stört. Eine funktionierende Excel-Lösung ist kein Problem, nur weil sie Excel ist.
Ebenso, wenn der zugrunde liegende Ablauf gerade im Umbruch ist. Software hält einen Prozess fest. Wer noch monatlich umstellt, sollte damit warten, bis sich die Abläufe gesetzt haben.
Der erste Schritt
Schicken Sie uns eine kurze Beschreibung: Was macht die Datei, wie viele Leute arbeiten damit, seit wann läuft sie. Im Erstgespräch schauen wir uns die Anwendung gemeinsam an. Sie bekommen danach eine schriftliche Einschätzung, ob sich eine Ablösung rechnet und in welcher Reihenfolge sinnvoll vorzugehen ist. Das kostet nichts.
Bestehende Lösung prüfen lassenWenn zwei vorhandene Systeme lediglich Daten austauschen sollen, ist die Seite zu Schnittstellen und Integration passender. Steht die Frage im Raum, ob ein fertiges Produkt genügt, hilft die Seite zur Software-Auswahl weiter.