Schnittstellen entwickeln, damit Systeme miteinander reden
Fast jeder Betrieb hat die Stelle, an der jemand Daten aus einem Programm heraus- und in ein anderes hineinträgt. Es fällt kaum auf, weil es immer nur ein paar Minuten sind. Über ein Jahr gerechnet ist es fast immer der Ablauf mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu gesparter Zeit.
Typische Fälle
Webformular und CRM
Eine Anfrage kommt über die Webseite, jemand liest die Mail und legt den Kontakt von Hand im System an. Das ist der häufigste Fall und meistens in wenigen Tagen erledigt.
Warenwirtschaft und Buchhaltung
Rechnungen entstehen im einen System und werden im anderen noch einmal erfasst. Doppelte Arbeit, doppelte Fehlerquelle.
Shop und Lager
Bestände stehen an zwei Stellen und laufen auseinander, sobald jemand vergisst nachzupflegen.
Zeiterfassung und Lohn
Stunden werden exportiert, in Excel aufbereitet und wieder importiert. Jeden Monat aufs Neue.
Altsystem ohne Schnittstelle
Das System kann nichts exportieren außer einer Datei. Auch daraus lässt sich meistens etwas bauen.
Zwei Standorte, zwei Datenstände
Dieselbe Software, getrennte Datenbanken, und einmal pro Woche gleicht jemand ab.
Warum das oft das günstigste Projekt ist
Eine Schnittstelle ersetzt keine Software. Sie ergänzt, was schon da ist, und lässt beide Systeme so, wie Ihre Leute sie kennen. Es gibt keine Umgewöhnung, keine Schulung und kein Risiko, dass ein neues Werkzeug nicht angenommen wird. Genau deshalb ist der Aufwand überschaubar und das Ergebnis schnell messbar.
Technisch führt der Weg über die Schnittstellen, die ein System anbietet. Viele moderne Produkte haben eine dokumentierte API. Ältere können oft wenigstens exportieren oder auf eine Datenbank schauen lassen. Auch damit lässt sich arbeiten, es wird nur etwas mehr Sorgfalt beim Abfangen von Fehlern nötig.
Wichtig ist, was passiert, wenn etwas schiefgeht. Eine Verbindung, die stillschweigend ausfällt, ist gefährlicher als gar keine, weil sich niemand mehr kümmert und die Daten trotzdem auseinanderlaufen. Deshalb gehört zu jeder Schnittstelle eine Überwachung, die sich meldet, statt still zu sein.
Was wir vorher klären
Welches System führt? Wenn eine Information an zwei Stellen geändert werden kann, muss festgelegt sein, welche Seite im Zweifel recht hat. Diese Frage klingt nebensächlich und entscheidet später über die Hälfte der Fehlerfälle.
Wie oft muss abgeglichen werden? Sofort bei jeder Änderung ist aufwendiger als einmal pro Stunde. Oft genügt Letzteres vollkommen, und das Projekt wird deutlich kleiner.
Und was geschieht mit Altbeständen? Meistens will man nicht die gesamte Historie übertragen, sondern ab einem Stichtag beginnen. Auch das spart Aufwand.
Der erste Schritt
Nennen Sie uns die beiden Systeme und beschreiben Sie kurz, was heute von Hand übertragen wird. In vielen Fällen lässt sich schon im Erstgespräch sagen, ob eine Verbindung technisch möglich ist und in welcher Größenordnung sie liegt.
Schnittstelle anfragenWenn die eigentliche Anwendung selbst am Ende ist, führt der Weg eher über die Seite zu Access- und Excel-Ablösung. Alle Leistungen im Überblick stehen unter Leistungen.