Digitalisierung im kleinen Unternehmen: womit man anfängt

Digitalisierung scheitert in kleinen Unternehmen selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass niemand weiß, wo anfangen. Es gibt keine IT-Abteilung, die einen Plan macht, und der Chef hat neben dem Tagesgeschäft keine drei Wochen Zeit für eine Strategie. Also passiert entweder nichts, oder es wird ein Werkzeug gekauft, das die Hälfte der Probleme nicht löst.

Dieser Text beschreibt die Reihenfolge, die sich in der Praxis bewährt hat. Er richtet sich an Betriebe mit einer Handvoll bis wenigen Dutzend Beschäftigten, unabhängig von der Branche.

Schritt 1: Messen, bevor Sie etwas kaufen

Der häufigste Fehler ist, mit der Lösung anzufangen. Jemand hört von einem Tool, das Angebote automatisch schreibt, und kauft es. Sechs Monate später nutzt es niemand, weil das Angebotschreiben nie das eigentliche Problem war.

Nehmen Sie sich stattdessen zwei Wochen und notieren Sie mit, was regelmäßig Zeit kostet. Kein aufwendiges Tracking, eine Liste auf Papier reicht. Interessant sind Tätigkeiten mit diesen drei Merkmalen:

• Sie wiederholen sich in gleicher Form, mindestens wöchentlich.
• Es wird Information von einer Stelle an eine andere übertragen.
• Ein Fehler dabei fällt erst später auf und kostet dann mehr Zeit als die Tätigkeit selbst.

Nach zwei Wochen haben Sie in der Regel drei bis fünf Kandidaten. Rechnen Sie jeden grob hoch: Minuten pro Vorgang mal Vorgänge pro Woche mal 46 Arbeitswochen. Eine Tätigkeit, die zwanzig Minuten dauert und dreimal pro Woche anfällt, kostet im Jahr etwa 46 Stunden. Das ist mehr als eine Arbeitswoche.

Schritt 2: Die Basis vor die Kür

Bevor einzelne Abläufe automatisiert werden, muss die Grundlage stimmen. Damit ist nicht die neueste Software gemeint, sondern drei banale Dinge:

1. Alle arbeiten mit denselben Daten. Wenn Kundenadressen in drei Excel-Dateien und zwei Köpfen liegen, bringt Automatisierung nichts, sie verteilt die Fehler nur schneller.
2. Dateien liegen an einem Ort, auf den alle zugreifen können, und werden gesichert. Ein Backup, das noch nie zurückgespielt wurde, ist kein Backup.
3. Es gibt eine Firmenseite, die auffindbar ist. Sie ist der einzige Kanal, der Ihnen gehört.

Diese drei Punkte klingen unspektakulär, aber ohne sie ist alles Weitere Flickwerk.

Schritt 3: Einen Ablauf komplett lösen

Nehmen Sie den teuersten Kandidaten aus Schritt 1 und lösen Sie ihn vollständig, statt fünf Abläufe halb anzufassen. Vollständig heißt: Danach fasst niemand mehr etwas von Hand an. Ein Ablauf, der zu achtzig Prozent automatisiert ist, spart oft gar keine Zeit, weil jemand trotzdem jeden Vorgang prüfen muss.

Zwei Abläufe, die vollständig laufen, sind mehr wert als acht, die zur Hälfte laufen.

Nach dem ersten Ablauf haben Sie außerdem etwas Wichtigeres als die gesparte Zeit: Erfahrung damit, wie so ein Projekt in Ihrem Betrieb läuft. Der zweite geht dann deutlich schneller.

Schritt 4: Standardsoftware oder eigene Lösung

An dieser Stelle kommt die Frage nach dem Werkzeug. Die Faustregel ist einfach: Wenn ein fertiges Produkt Ihren Ablauf zu neunzig Prozent abdeckt, nehmen Sie das fertige Produkt. Es ist günstiger, es wird weiterentwickelt, und Sie sind nicht von einer einzelnen Person abhängig.

Eigene Software lohnt sich in zwei Fällen. Erstens, wenn der Ablauf Ihr eigentlicher Wettbewerbsvorteil ist. Zweitens, wenn die Lücke zwischen Standardprodukt und Wirklichkeit dauerhaft Handarbeit erzeugt. Wer jeden Monat vier Stunden damit verbringt, Daten aus einem System in das nächste zu schaufeln, weil beide Produkte nicht miteinander sprechen, zahlt diese Lücke jedes Jahr aufs Neue.

Mehr dazu im Artikel über die Abwägung zwischen Standardsoftware und Individualentwicklung.

Schritt 5: Übergabe ernst nehmen

Ein Projekt ist nicht fertig, wenn es technisch läuft, sondern wenn geklärt ist, wer es danach betreut. Das ist der Punkt, an dem viele Digitalisierungsprojekte kippen: Die Software funktioniert, aber niemand fühlt sich zuständig, wenn ein Update ansteht oder etwas ausfällt. Entweder übernimmt das der Dienstleister vertraglich, oder Sie bauen die Zuständigkeit intern auf. Beides geht, nichts davon passiert von allein.

Klären Sie vor der Beauftragung drei Dinge: Gibt es eine Dokumentation? Wie sind die Rechte am Ergebnis geregelt, und was kostet es, sie vollständig zu übernehmen? Wer betreibt und wartet die Software danach? Auf alle drei Fragen sollte eine Antwort im Angebot stehen, nicht erst im Streitfall.

Was das kostet

Ehrliche Antwort: sehr unterschiedlich. Eine einzelne Automatisierung liegt oft im niedrigen vierstelligen Bereich und rechnet sich innerhalb eines Jahres. Eine individuelle Anwendung ist eine Investition über mehrere Jahre. Die belastbare Zahl entsteht erst, wenn der Aufwand am konkreten Ablauf gemessen wurde.

Genau dafür gibt es die kostenlose Erstanalyse: eine Stunde Gespräch, danach eine schriftliche Auswertung mit den drei größten Zeitfressern und einer Einschätzung, was sich zuerst lohnt.