Standardsoftware oder eigene Entwicklung: die ehrliche Abwägung

Wir verdienen Geld mit individueller Softwareentwicklung und raten trotzdem in den meisten Gesprächen zu einem fertigen Produkt. Das klingt widersprüchlich, ist es aber nicht: Ein Projekt, das sich nicht rechnet, bringt keiner Seite etwas.

Was Standardsoftware wirklich kostet

Der Lizenzpreis ist der sichtbare Teil. Dazu kommen Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und die Zeit, die Ihre Leute im ersten halben Jahr mit Umgewöhnung verbringen. Bei einem CRM für zehn Arbeitsplätze liegt der Lizenzpreis vielleicht bei 3.000 Euro im Jahr, die Einführung aber schnell beim Doppelten davon, einmalig.

Der dritte Kostenblock ist unsichtbar und wird fast immer vergessen: die Lücke. Kein Standardprodukt passt zu hundert Prozent. Was nicht passt, wird von Hand ausgeglichen. Diese Handarbeit läuft jedes Jahr weiter.

Die Rechnung

Nehmen Sie den Ablauf, um den es geht, und beantworten Sie zwei Fragen.

Erstens: Wie viele Stunden pro Jahr kostet die Lücke? Also die Handarbeit, die auch nach Einführung der Standardlösung bleibt. Multiplizieren Sie mit Ihrem internen Stundensatz.

Zweitens: Was würde eine eigene Lösung kosten, die diese Lücke schließt? Das ist eine Investition plus laufende Wartung, meist zehn bis zwanzig Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr.

Wenn die jährlichen Lückenkosten die Wartungskosten deutlich übersteigen und die Investition sich in weniger als drei Jahren amortisiert, ist eine eigene Lösung eine vernünftige Entscheidung. Sonst nicht.

Drei Fälle, in denen eigene Software fast immer richtig ist

1. Der Ablauf ist Ihr Wettbewerbsvorteil. Wenn Sie etwas anders machen als alle anderen und genau deshalb Aufträge bekommen, bildet kein Standardprodukt das ab. Es ist ja für den Durchschnitt gebaut.
2. Zwei vorhandene Systeme müssen miteinander reden und tun es nicht. Hier braucht es keine komplette Anwendung, sondern eine Verbindung. Das ist oft das günstigste Projekt überhaupt und spart am meisten.
3. Die Standardlösung würde mehr kosten als die eigene. Bei Nischenprodukten mit hohen Lizenzkosten pro Arbeitsplatz kommt das häufiger vor als man denkt.

Drei Fälle, in denen Sie es lassen sollten

1. Es geht um Buchhaltung, Lohn oder Steuer. Diese Bereiche unterliegen ständigen gesetzlichen Änderungen. Kaufen Sie ein Produkt, dessen Hersteller das nachzieht.
2. Der Ablauf existiert noch gar nicht richtig. Software zementiert einen Prozess. Wenn der Prozess sich noch alle zwei Monate ändert, bauen Sie zu früh.
3. Es gibt niemanden im Betrieb, der die Verantwortung dafür übernehmen will. Auch eine fertige Anwendung braucht einen Ansprechpartner auf Ihrer Seite.

Die Frage nach der Abhängigkeit

Der berechtigte Einwand gegen eigene Software lautet: Was, wenn der Dienstleister nicht mehr da ist? Die Antwort liegt nicht im Vertrauen, sondern im Vertrag. Lassen Sie sich zusichern, dass eine Dokumentation existiert, dass verbreitete Technologien eingesetzt werden und dass Sie den Quellcode zu festgelegten Bedingungen übernehmen können, falls Sie den Anbieter wechseln.

Bei Standardsoftware existiert dieselbe Abhängigkeit übrigens auch, nur nennt sie niemand so. Wenn ein Anbieter die Preise verdoppelt oder das Produkt einstellt, haben Sie ebenfalls ein Problem, und anders als beim eigenen Code können Sie es nicht selbst lösen.