Welchen Prozess Sie zuerst automatisieren sollten

Wer zum ersten Mal automatisiert, wählt meistens den Ablauf, der am meisten nervt. Das ist verständlich und selten die beste Wahl. Der Ablauf, der am meisten nervt, ist oft der komplizierteste, und ein erstes Projekt sollte gelingen.

Vier Kriterien

Bewerten Sie jeden Kandidaten auf einer Skala von eins bis fünf.

Häufigkeit

Wie oft läuft der Ablauf? Täglich schlägt wöchentlich schlägt monatlich. Ein Vorgang, der einmal im Quartal drei Stunden kostet, ist schlechter geeignet als einer, der täglich zehn Minuten kostet, obwohl die Jahressumme ähnlich ist. Häufige Abläufe sind besser beschrieben und lassen sich leichter testen.

Regelmäßigkeit

Läuft der Ablauf jedes Mal gleich, oder gibt es viele Sonderfälle? Wenn Ihre Antwort auf die Frage nach dem Ablauf mit "kommt darauf an" beginnt, wird es teuer. Sonderfälle sind das, was Automatisierung kompliziert macht, nicht die Menge.

Datenqualität

Liegen die nötigen Informationen schon digital vor? Wenn der Ablauf mit einem Zettel beginnt, den jemand handschriftlich ausfüllt, muss dieser Teil zuerst gelöst werden. Das ist machbar, aber es ist ein eigenes Projekt.

Fehlerfolge

Was passiert, wenn hier ein Fehler passiert? Abläufe, bei denen ein Zahlendreher später teuer wird, gewinnen durch Automatisierung doppelt: gesparte Zeit und vermiedene Fehler.

Der Kandidat, der fast immer gewinnt

In der Praxis landet erstaunlich oft dieselbe Sorte Aufgabe oben: Daten von A nach B übertragen. Eine Bestellung kommt per Mail, jemand tippt sie ins System. Ein Termin steht im Kalender, jemand trägt ihn in eine Liste ein. Ein Formular wird ausgefüllt, jemand legt daraus einen Datensatz an.

Diese Aufgaben sind häufig, sehr regelmäßig, fehleranfällig und technisch vergleichsweise einfach zu lösen. Sie sind das beste erste Projekt.

Was Sie am Anfang nicht anfassen sollten

• Alles, was Ermessen erfordert. Wenn ein Mensch bei jedem Vorgang eine Entscheidung trifft, die sich nicht in Regeln fassen lässt, bleibt der Mensch drin.
• Abläufe, die an einer einzelnen Person hängen und die diese Person schützt. Das ist kein technisches, sondern ein betriebliches Problem und muss zuerst gelöst werden.
• Der Jahresabschluss und alles, was einmal jährlich passiert. Zu selten, um es beim ersten Versuch richtig hinzubekommen.

Vorher und nachher messen

Notieren Sie vor dem Projekt, wie lange der Ablauf dauert und wie oft er läuft. Ohne diese Zahl lässt sich hinterher nicht sagen, ob sich etwas gelohnt hat, und Sie haben keine Grundlage für die Entscheidung über das nächste Projekt. Zwei Wochen mitschreiben genügt.